SOLICITUD
- El cliente y/o parte responsable debe entregar, de forma física o vía electrónica, el formato de Solicitud de Servicio de Verificación de Inventario de GEI debidamente requisitado, mismo que podrá ser entregado a través del medio físico o electrónico establecido por el OVV-GEI.
REVISIÓN PRE-ACUERDO
- Una vez ingresada, el Servicio de Verificación de Inventario de GEI debe ser revisada, para confirmar que se cuenta con toda la información y documentación solicitada para realizar la REVISIÓN PRE- ACUERDO.
- El Gerente Operativo OVV revisará el PRE- ACUERDO y dará seguimiento al servicio de verificación. En caso necesario, también informará al solicitante cuando se requiera completar alguna información y/o documentación para continuar con el proceso, y registrará dicha acción en la propia solicitud, con la fecha y nombre correspondientes.
COTIZACIÓN Y CONTRATO
- Con resultado satisfactorio de la etapa anterior, el Gerente Operativo OVV procederá con las condiciones contractuales y la cotización, tomando como fuente de entrada, la información obtenida a través de la REVISIÓN PRE- ACUERDO, y que al menos incluye:
- Condiciones Operativas
- Condiciones Administrativas
- Calendario de Actividades
- Equipo de verificación que llevará a cabo su servicio
- La cotización tomará en cuenta el tamaño de la muestra respecto de los sitios involucrados en el alcance del inventario, así como el período de inicio y finalización del servicio.
REVISIÓN Y VISTO BUENO
MIEMBROS DEL EQUIPO DE VERIFICACIÓN
- Esta etapa del proceso permitirá confirmar las habilidades y competencias necesarias para llevar a cabo la verificación, y tomará en cuenta la información de la REVISIÓN PRE- ACUERDO, y lo establecido en el Procedimiento de Gestión de competencias para los equipos de verificación del OVVGEI, con las tareas a asignar.
ANÁLISIS ESTRATÉGICO Y EVALUACIÓN DE RIESGO
- Con base en la información recopilada y el acceso a la documentación que soporta la Declaración del inventario de GEI a verificar, se procederá al análisis estratégico y la evaluación del riesgo de la Declaración de GEI. Este análisis permitirá la generación del Plan de verificación y el Plan de Recopilación de Evidencias.
PLAN DE RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS (muestreo) Y PLAN DE VERIFICACIÓN
- El equipo verificador elabora el Plan de Recopilación de evidencia (muestreo), considerando la muestra de la revisión documental, así como la muestra a evaluar en sitio. A su vez, el plan de recopilación de evidencias permitirá preparar el respectivo plan de verificación.
VERIFICACIÓN
EVALUACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE GEI
- Esta evaluación la realiza el equipo verificador con el fin de generar la evidencia suficiente para evaluar la declaración sobre los GEI emitida por la organización, y confirmar que no se hayan realizado cambios en las condiciones respecto de las cuales se emitió la declaración de la organización.
EMISIÓN DE LA OPINIÓN
- Para emitir sus conclusiones, el equipo de verificación debe tomar en cuenta cualquier cambio identificado en las condiciones iniciales bajo las cuales se emitieron el plan de verificación y el plan de recopilación de evidencia (muestreo), lo que incluye cambios en las entradas de información del análisis estratégico y de la evaluación de riesgos.
INFORME DE VERIFICACIÓN
- Debe considerar al menos:
- Que la evidencia recabada es suficiente para verificar la declaración de GEI en línea con los alcances, criterios, objetivos, materialidad y nivel de aseguramiento acordado en el contrato;
- Que con base en la evidencia y los hallazgos del proceso de verificación y del alcance, objetivo, criterios, materialidad y de aseguramiento acordado en el contrato, la declaración de GEI está libre de declaraciones erróneas materiales.
REVISIÓN, DECISIÓN Y EMISIÓN DE DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN
- Una persona competente e independiente del proceso de evaluación, debe revisar la evidencia integrada en el Informe de verificación.
- El OVVGEI tomará la decisión de si confirma o no la declaración de verificación. Lo anterior, con fundamento en la confirmación o rechazo a la opinión presentada por el equipo verificador, avalada por el revisor independiente durante la revisión.
- El contenido de la emisión de la declaración de verificación se emitirá con base en el Anexo IV del presente procedimiento, el cual se basa en los requisitos de ISO/IEC 17029.
COMPROMISO CON LA IMPARCIALIDAD
EFECTO ZERO y todo su personal, se comprometen realizar los procesos de verificación de Gases Efecto Invernadero, bajo el principio de imparcialidad y asegurando la independencia e integridad de juicio, evitando conflicto de interés, a través de controles documentados en la gestión de los riesgos a la imparcialidad de los servicios, garantizando que en ningún momento existe vinculación alguna con actividades que comprometan los resultados de la verificación. Asimismo, el personal de EFECTO ZERO, no está involucrado en actividades de consultoría relacionada con el cumplimiento normativo de los proyectos o inventarios a verificar.
ACTIVIDADES DE VALIDACIÓN Y VERIFICACIÓN APLICABLES
QUEJAS Y APELACIONES
Alcance:
El presente procedimiento es aplicable a la atención de quejas y/o apelaciones sobre los servicios de verificación de EFECTO ZERO, las cuales pueden ser recibidas vía electrónica o presencial con el personal por cualquier otro medio.
Definiciones y Abreviaturas:
- APELACIÓN:
Solicitud del cliente de verificación de reconsiderar la decisión que tomó EFECTO ZERO en relación con la declaración objeto de la evaluación de conformidad.
- QUEJA:
Expresión de insatisfacción, presentada por una persona u organización a EFECTO ZERO, diferente de la apelación, relacionada con las actividades como organismo de verificación para la que se espera una respuesta.
Atención a Apelaciones:
El proceso será realizado en un periodo de tiempo no mayor a 10 días hábiles a partir del día que se confirma la recepción por parte de EFECTO ZERO.
- Recepción y confirmación de la apelación
- Designación de personal no involucrado en el servicio de certificación objeto de la apelación para realizar la investigación y atención correspondiente.
- Análisis de los hechos relacionados con la Apelación y determina procedencia.
- En caso de que no sea procedente, elaboración de la justificación de improcedencia a través de un escrito.
- Revisión del escrito en cuanto a los siguientes aspectos:
- Que corresponda a la apelación correspondiente.
- Que se haya respondido en un periodo menor a 10 días hábiles desde el día que fue confirmada su recepción.
- Que esté debidamente justificada la improcedencia de la apelación.
Una vez confirmada la respuesta, se notifica formalmente al cliente, sobre la improcedencia. Y se requisita el Formato de Quejas y Apelaciones F-PSG-06-01.
- Cliente: Una vez recibido el comunicado, se puede considerar terminado el proceso de apelación, sin embargo, si no estuviera conforme con la respuesta puede iniciar un Proceso de Recurso, en términos del artículo 164 de la Ley de Infraestructura de la Calidad.
- Si es procedente, se realiza un análisis de causas y se proponen acciones correctivas, requisitando el Formato de Quejas y Apelaciones F-PSG-06-01
- Se determina si es necesario emitir un documento con la Declaración corregida y elaboración de la corrección correspondiente.
- Firma de la nueva Declaración, informando al Gerente del Sistema de Gestión y Operación y al Director de EFECTO ZERO.
- Envío al cliente la propuesta de acciones correctivas, así como el nuevo certificado.
Atención a Quejas:
El proceso será realizado en un periodo de tiempo no mayor a 10 días hábiles a partir del día que se confirma la recepción por parte de EFECTO ZERO.
- Recepción y confirmación de la queja
- Análisis de hechos relacionados con la queja. Se determina si se requiere más información y en caso de que sea necesario, se solicita la misma al cliente o al Gerentes de Operaciones OV a través de correo electrónico.
- Cliente: En un plazo no mayor a 5 días hábiles, proporcionar información complementaria. En caso de que no sea presentada la información por parte del Cliente, la queja puede ser considerada improcedente.
- Análisis de los hechos relacionados con la queja y determinar si es procedente o no la queja.
- En caso de que no sea procedente, elaboración y envío de la notificación correspondiente al cliente (puede ser a través de correo electrónico o escrito).
- Cliente: Recepción del escrito de improcedencia y se puede considerar terminado el proceso de la queja, sin embargo, si no estuviera conforme con la respuesta puede iniciar un Proceso de Recurso, en términos del artículo 164 de la Ley de Infraestructura de la Calidad.
- En caso de que sea procedente la queja, iniciar un proceso de análisis de posibles causas que originaron la queja. Proponer acciones correctivas o preventivas para solucionar las quejas y elaborar un escrito de respuesta para el cliente. Implementar acciones correctivas conforme al procedimiento de Acciones Correctivas.
- Cliente: Recibe escrito con acciones correctivas y/o preventivas. El cliente puede considerar terminado el proceso de la queja, sin embargo, si no estuviera conforme con la respuesta puede iniciar un Proceso de Recurso de queja, en términos del artículo 164 de la Ley de Infraestructura de la Calidad.
Atención del “Recurso de Queja“
- Si el quejoso o apelante no está conforme con la respuesta emitida por EFECTO ZERO sobre una queja o apelación, podrá interponer un recurso de queja por escrito ante la Autoridad Normalizadora que corresponda, acompañando los documentos en que apoye su dicho.
- Autoridad Normalizadora: Remite copia a EFECTO ZERO, para que, en un plazo no mayor a diez días hábiles, se le rinda un informe justificando su actuación.
- Analizar la información del proceso de queja o apelación y preparar la respuesta al Recurso de Queja, conforme a las actividades de su actuación.
- Entrega en la oficialía de partes de la Autoridad Normalizadora, la información que justifique su actuación con respecto a las quejas o apelaciones objeto del Recurso de Queja.
- Autoridad Normalizadora: Determinará si las acciones tomadas por EFECTO ZERO han sido adecuadas. En caso de que no sea así, entonces la Autoridad Normalizadora solicitará a EFECTO ZERO que reconsidere, revoque su actuación. De no rendirse el informe, se presumirán ciertas las manifestaciones del afectado y la Secretaría o en su caso la Autoridad Normalizadora procederá con la solicitud de reconsiderar, revocación o confirmación de la aceptación y en su caso puede determinar las sanciones correspondientes.
- Analizar la respuesta por parte de la Autoridad Normalizadora. En caso de ser procedente, reconsiderar la actuación de EFECTO ZERO y se analiza si es necesario repetir algunas etapas del proceso de apelación o queja que corresponda. En caso de no estar conformes con la respuesta, se procede con el “Recurso de Inconformidad” de acuerdo con lo establecido en la Ley de Infraestructura de la Calidad, Articulo 165.